Huishoudelijk reglement voor het gebruik van de theaterzaal ‘De kleine Stooringhe’ (DkS)

1. AANVRAAG Wie DkS wenst te gebruiken, moet daartoe schriftelijk een aanvraag richten tot de eigenaar, vzw Onze Kinderen, tav de heer Paul Nieuwdorp, Blinde-Rodenbachstraat 23, 8800 Roeselare. Deze aanvraag moet onder meer vermelden:
   • aard van de geplande activiteit
   • de titel of de benaming waaronder de activiteit aan het publiek wordt voorgesteld
   • de naam en het adres van de organisator(en)
   • in geval de activiteit door een vereniging, instelling of groepering wordt georganiseerd: naam en adres van de verantwoordelijke vertegenwoordiger(s)

   De aanvrager gebruikt hiervoor het aanvraagformulier dat op eenvoudige aanvraag kan worden bekomen op hieronder vermeld adres of op de website.

2. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN
   • Verhuring De eigenaar beslist over de toezegging van het gebruik van de zaal en lokalen. De zaal wordt gebruikt in de toestand waarin ze zich bevindt op het ogenblik van de terbeschikkingstelling. De gebruiker mag geen eigen materiaal m.b.t. de licht- en klankinstallatie aanbrengen, tenzij mits uitdrukkelijke schriftelijke toelating van de eigenaar. Indien de vzw Onze Kinderen, wegens een geval van overmacht, de voorziene zalen op de gestelde dag of uur onmogelijk zou kunnen ter beschikking stellen aan de gebruiker, blijft haar verantwoordelijkheid strikt beperkt tot het terugbetalen aan de gebruiker van de door hem voorafbetaalde sommen. Tijdens de duur dat de gebruiker over de toegezegde zalen beschikt, is hij persoonlijk belast met de bewaking van het lokaal/de lokalen, de installaties en het materiaal dat aanwezig is. VZW Onze Kinderen is niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De burgerlijke aansprakelijkheid van verenigingen t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van VZW Onze Kinderen. Tenzij mits voorafgaandelijk akkoord van de eigenaar, is het niet toegelaten zijn gebruikersrechten over te dragen aan derden.
   • Gebruiksvergoeding De betaling van de gebruiksvergoeding per dag (vertoning) wordt als volgt geregeld:
     

     	Tarief A	Tarief B	Tarief C	Catering
     DkS theaterzaal	€ 160,00	€ 215,00	€ 1.050,00	bijkomend
     DkS tuinzaal*	€ 80,00	€ 160,00	€ 800,00	bijkomend
     DkS totaal	€ 215,00	€ 325,00	€ 1.350,00	bijkomend
     Gebruik tuin	€ 25.00	€ 25.00 €	25.00	bijkomend
     Technische dienst	€ 25,00/uur	€ 25,00/uur	€ 25,00/uur
     Waarborg	€ 250,00	€ 250,00	€ 250,00

     In de gebruiksvergoeding is inbegrepen energie (verwarming, elektriciteit), gebruik van aanwezig materiaal (belichting- en geluidsinstallatie), technische toelichting, achtergrondmuziek Sabam. Een regeling wordt in onderling overleg getroffen voor repetities en opbouw/afbreken decor. Wanneer er technische dienst tijdens de voorstelling wordt gevraagd, dan is er een bijkomende kost van 25,00 EUR/uur. De tarieven gelden voor volgende groepen:

     • Tarief A: activiteiten gericht op of ingericht door verenigingen van/voor jongeren en/of gezinnen, welzijnsorganisaties, figurentheater
     • Tarief B: andere vzw’s en niet commerciële verenigingen en organisaties
     • Tarief C: commerciële bedrijven en organisaties.

     De gebruiksvergoeding dient vereffend te worden uiterlijk TIEN dagen voor de eerste ingebruikname. De betaling dient te gebeuren, hetzij: - in contanten aan de aangestelde van het secretariaat, die hiervoor een betalingsbewijs aflevert - door overschrijving op 467-5047391-83 van vzw Onze Kinderen, met vermelding van de reden van de overschrijving Voor het in gebruik nemen van de lokalen dient de gebruiksovereenkomst van de vzw Onze Kinderen en het betalingsbewijs van de gebruiksvergoeding voorgelegd aan de toezichter van DkS. De toegang tot het lokaal wordt ontzegd aan de gebruiker wanneer de gebruiker het betalingsbewijs van de gebruiksvergoeding niet kan voorleggen. In geval van het niet gebruiken van het lokaal op één van de toegezegde data, dient de eigenaar hiervan één week op voorhand verwittigd te worden. De annulatiekost is gelijk aan 25% van de gebruiksvergoeding. Op uitdrukkelijk schriftelijk verzoek, kan de eigenaar, bij overmacht, vrijstelling van annulatiekosten verlenen. Hierover beslist de eigenaar voor elk geval afzonderlijk. Aan de gebruiker die in gebreke blijft bij het betalen van de gebruiksvergoeding of andere kosten, kan de eigenaar elk verder initiatief ontzeggen.

   • Plichten van de gebruiker Elke gebruiker is er toe gehouden: - de gebruiksaanvraag, na invulling van de gevraagde gegevens, in het bijzonder wat betreft de tijdstippen van het gebruik van lokalen, zowel voor opbouw, repetities, voorstelling, afbouw ... toe te sturen aan de eigenaar, uiterlijk TIEN DAGEN voor de eerste ingebruikname; - nota van te nemen dat het einduur voor de opbouw en afbraak van het decor, de repetities, de vernissage, e.d. (manifestatie uitgezonderd), vooraf in overleg is vastgesteld; - een persoon aan te duiden, die verantwoordelijk is bij het gebruik van het lokaal. Naam, adres en telefoonnummer dienen vermeld op de gebruiksaanvraag; - de lokalen enkel te gebruiken voor het overeengekomen doel. De aard en de inhoud van de voorstelling of activiteit mag niet afwijken van datgene waarvoor de oorspronkelijke toelating werd verleend. Voor wijzigingen dient de eigenaar vooraf zijn toestemming te geven; - zelf de gebruikte lokalen en/of de tuin klaar te zetten en nadien op te ruimen, het in gereedheid brengen en opruimen van de zaal gebeurt volgens de uren, zoals vermeld op de gebruiksaanvraag; - in te staan voor het onthaal, de verkoop van kaarten en de controles bij de ingang; - voor het gebruik van de voorziene licht- en klankinstallatie, de zittribune in DkS en de overige accommodatie, zich te schikken naar de richtlijnen van de toezichter (zie technische fiche); - eventuele aangebrachte schade of diefstal van materialen te vergoeden; - zich te schikken naar de richtlijnen van de bevoegde personen ter plaatse (toezichter, politie, brandweer); - na het gebruik de toezichter te verwittigen, indien hij niet ter plaatse is; - zich te voegen naar de voorschriften inzake taksen op vertoningen en vermakelijkheden. Elke gebruiker verplicht er zich toe: - de toegezegde lokalen slechts in gebruik te nemen op de dagen en uren, vermeld in de aanvraag. Enkel na overleg kan de eigenaar wijzigingen toestaan - het voorziene aanvangsuur op de affiche of op de uitnodiging te eerbiedigen De gebruiker is verantwoordelijk voor mogelijke ongevallen, schade, of brand, indien de schuld bij hem ligt. Buitengewone schoonmaak en/of herstel van beschadigingen zullen eveneens ten laste van de gebruiker aangerekend worden.
   • Verbodsbepalingen Het is verboden: - de ramen, gordijnen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beschilderen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden - dranken, zowel in flessen of dozen, aan te bieden of te verkopen, tenzij in overeenkomst met de gebruiker. De gebruiker ziet toe dat er onder geen enkel beding drank of eten meegenomen wordt naar de theaterzaal De organisator mag geen groter aantal toegangskaarten verkopen dan het aantal beschikbare plaatsen in de theaterzaal, zijnde een zittribune van 155 plaatsen. Voor alle lokalen geldt een volstrekt rookverbod (rookverbod in openbare gebouwen). De verantwoordelijke gebruiker dient hierop toezicht te houden, bij niet-naleving worden de gepaste maatregelen genomen. Het is verboden in de zaal en in de toe- en uitgangswegen ervan, voorwerpen te plaatsen, waardoor er een belemmering is voor het verkeer (art. 638 van het A.R. op de arbeidsbescherming, betreffende de veiligheidsmaatregelen in de schouwspelzalen). Parking DkS: - Parking Binnenhof, Hoogstraat 98: 100 wagens Een plannetje met de reisroute wordt u meebezorgd of nadien per e-mail opgestuurd. - Parking aan de Blinde Rodenbachstraat: uitsluitend voor de artiesten/acteurs en traiteur Het parkeerverbod dat ter plaatse is ingesteld, dient zowel door de bezoekers als door de gebruikers nageleefd te worden.
   • Publiciteit De gebruiker mag de afficheborden ter hoogte van DkS enkel gebruiken voor het aankondigen van manifestaties die in het betrokken gebouw zelf plaatsvinden. De affiches en/of programmaboekjes en/of ander materiaal wordt vooraf bezorgd. De duur van het aanbrengen van aankondigingen en affiches is beperkt tot maximum 21 dagen vóór de manifestatie. Enkel de eigenaar zorgt voor het uithangen van de affiches of de aankondigingen aan genoemde zalen. De aankondigingsborden hebben de afmetingen zoals vermeld op de technische fiche. Tevens kan de gebruiker ook zijn manifestatie aankondigen via de publiborden van de Stad. De gebruiker dient hiervoor zelf contact op te nemen met de dienst cultuur. (contactgegevens zie laatste bladzijde). Er is tevens een verplaatsbaar reclamepaneel ter beschikking. De gebruiker zet het paneel na de voorstelling terug binnen. De eigenaar beslist (bij betwisting) over de toelaatbaarheid van publiciteit.
   • Toegang tot de lokalen De sleutel van de zaal wordt ten laatste de werkdag voor of van de uitvoering tijdens de kantooruren afgehaald op het secretariaat van de vzw Onze Kinderen. De gebruikers dienen rekening te houden met het recht van bezoek en toezicht over de lokalen door verantwoordelijken van vzw Onze Kinderen. Zij moeten hen hiertoe gratis toegang verlenen. Voor elke manifestatie zal de gebruiker een minimum van twee gratis inkomkaarten per vertoning reserveren voor vzw Onze Kinderen.
   • Betwistingen Voor specifiek, niet in dit reglement voorziene gevallen, beslist de eigenaar voor elk geval afzonderlijk.
3. SPECIALE VOORSCHRIFTEN a) Activiteiten in de hteaterzaal (DkS) Het is ten strengste verboden: - de toegang tot het podium en de loges van de spelers te betreden voor alle personen, die er niet voor dienstredenen moeten zijn - te roken in de theaterzaal, op de scène en in de kleedkamers. De toezichter is verplicht de activiteit stop te zetten wanneer de gebruiker dit verbod niet naleeft - de noodverlichting waar dan ook, uit te schakelen - aanwezig te zijn in de technische lokalen om andere dan dienstredenen Met betrekking tot podiumvoorstellingen dient de gebruiker alle nodige voorzorgsmaatregelen te treffen om de vloer van de scène te beschermen. Onmiddellijk na de voorstelling of na de laatste van een ononderbroken reeks voorstellingen, behoudens andersluidende overeenkomst, moeten de kostuums, schermen en andere voorwerpen, die niet tot het patrimonium van het lokaal behoren, verwijderd worden. Vzw Onze Kinderen kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor materiaal dat de gebruiker achterlaat, noch voor mogelijke diefstal van dit materiaal, noch voor beschadiging ervan. Indien tijdens de voorstelling, volgens het scenario, de gebruiker gebruik maakt van vuur, fakkels e.d. of door de acteur wordt gerookt, moet de inrichter zelf de nodige en voldoende maatregelen treffen in verband met brandvoorkoming en -beveiliging. Hiervoor dient er contact genomen te worden met de brandweer. b) Tentoonstellingen Voor alle tentoonstellingen, georganiseerd in DkS en de daarvoor voorziene ruimten, dient de gebruiker panelen, spots en dergelijke te huren (dit kan via Stad Roeselare of de Provincie West-Vlaanderen). De gebruiker staat in voor het risico en voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen. De gebruiker dient zich te verzekeren tegen alle risico's van brand, diefstal en beschadiging van de in de zaal tentoongestelde voorwerpen, en dit voor de werkelijke waarde ervan. Een afschrift of duplicaat van de polis dient, vóór de eerste ingebruikname, overgemaakt aan vzw Onze Kinderen. Elke gebruiker van een lokaal voor een tentoonstelling verplicht er zich toe om de wettelijke voorschriften in verband met de handelspraktijken en veiligheidsnormen strikt na te leven. "Reizende verkoop": In toepassing van art. 2 -4 van de wet van 13.08.1986, betreffende de uitoefening van de ambulante activiteiten, is de verkoop, zelfs als hij occasioneel plaatsvindt, aan de particuliere verbruiker van alle voorwerpen en goederen verboden, behoudens voor wat betreft de wettelijk voorziene afwijkingen (art. 8, 1° t/m 8°, van de wet van 13.08.1986 en het K.B. van 06.08.1987). In geval een inbreuk op bovengenoemde wetgeving wordt vastgesteld, wordt de toezegging onmiddellijk beëindigd en dient de gebruiker onmiddellijk alle voorwerpen, welke hem/haar toebehoren, te verwijderen. In dit geval kan de gebruiker geen aanspraak maken op een gehele of gedeeltelijke terugbetaling van de gebruiksvergoeding of op een andere vergoeding. Voor de toepassing van deze bepalingen wordt het te koop aanbieden en de uitstalling met het oog op de verkoop gelijkgesteld met verkoop (art. 2 van de wet) (S.C. 19.12.1988). De gebruiker dient zelf toezicht te houden gedurende de openingsuren van zijn tentoonstelling. Daartoe dient hij strikt de tijdstippen, zoals vermeld in de gebruiksaanvraag, te volgen. De gebruiker krijgt de sleutel van DkS de dag voor de aanvang van de overeenkomst en brengt de sleutel terug binnen de dag na de laatste tentoonstellingsdag. De gebruiker staat zelf in voor het schoonmaken van de zaal tijdens de duur van de tentoonstelling en zal zorgen dat dit met regelmaat gebeurt. De slotschoonmaak na de laatste uitvoering gebeurt door de eigenaar. Opgemaakt te Roeselare, 01/01/2009